BLUE OCEAN AI Technology
EN DE
Backoffice-AutomatisierungBack-office Automation

Ein intelligenter Arbeitsbereich für Operations, IT und ComplianceOne smart workspace for Operations, IT, and Compliance

Das Dashboard lenkt den Fokus auf das, was KMUs Geld und Zeit kostet: Unnötige Software-Abos, fehlende ISO-Dokumente und manuelle Freigabeprozesse.The dashboard focuses on what costs SMEs money and time: Unnecessary software subs, missing ISO documents, and manual approval processes.

✓Kostensenkung: Automatisches Erkennen von “Shadow IT” und doppelten Lizenzen.Cost Reduction: Automated detection of Shadow IT and duplicate licenses.
✓Compliance-Pilot: Sichert ab, dass alle Datenschutz- und ISO-Regeln erfüllt sind.Compliance Pilot: Ensures all data protection and ISO standards are met.
✓Intelligentes Routing von Tickets (IT & HR) aus Slack oder Teams.Intelligent routing of tickets (IT & HR) directly from Slack or Teams.

Prioritäts-Radar (KMU)Priority Radar (SME)

Shadow-IT & Ungenutzte AbosShadow IT & Unused Subs-650 € / MoMo
Fehlende Verträge (ISO/DSGVO)Missing Contracts (ISO/GDPR)2 WarnungenAlerts
Ausstehende Manager-FreigabenPending Manager Approvals8 AnfragenRequests
Richtlinien-Verstöße (Spesen)Policy Violations (Expenses)1 FallCase
Automatisch gelöste Support-TicketsAuto-resolved support tickets24 diese Woche24 this week

BlueOcean KI analysiert Infrastruktur…BlueOcean AI is Analyzing Infrastructure…

Vergleiche SaaS-Lizenzen, prüfe ISO-Vorgaben und suche nach Kostentreibern.Comparing SaaS licenses, auditing ISO policies, and searching for cost drivers.

Geschäftsführer CockpitCEO Cockpit

Die Vogelperspektive auf Ihr gesamtes Unternehmen. Kennzahlen, Risiken und Engpässe auf einen Blick.The bird’s-eye view of your entire company. Metrics, risks, and bottlenecks at a glance.

SaaS & Ops BurnSaaS & Ops Burn
24.800 €
+4.2% vs Vormonatvs last month
KI-Einsparungen (YTD)AI Savings (YTD)
8.450 €
Zielerreichung: 110%Goal tracking: 110%
Kritische GeschäftsrisikenCritical Business Risks
2
1x Compliance, 1x Budget1x Compliance, 1x Budget
Unternehmens-PulsCompany Pulse
94%
Ticket-SLA erfülltTicket SLA met

Strategische KI-InsightsStrategic AI Insights

💡 Kostensteigerung bei AWSAWS Cost Spike
Die Cloud-Hosting-Kosten sind diesen Monat um 15% gestiegen. Die KI hat 3 ungenutzte Test-Server als Ursache identifiziert.Cloud hosting costs spiked 15% this month. The AI identified 3 idle test servers as the root cause.
📈 HR Onboarding BeschleunigungHR Onboarding Acceleration
Durch die neue KI-NDA-Automatisierung sparen wir pro neuem Mitarbeiter im Schnitt 2 Tage Wartezeit bis zum IT-Setup.Thanks to the new AI NDA automation, we save an average of 2 days waiting time per new hire until IT setup.

Management-Freigaben (C-Level)Executive Approvals (C-Level)

Salesforce Enterprise Verlängerung Jährlicher Vertrag • 24.000 €Annual Contract • €24,000
Neue Macbook Pro Charge (IT) Hardware-Budget • 8.450 €Hardware Budget • €8,450

Abteilungs-ÜbersichtDepartment Overview

Überwachen Sie die Effizienz der einzelnen Fachbereiche in Echtzeit und navigieren Sie gezielt in deren Dashboards.Monitor the efficiency of individual departments in real-time and navigate directly into their dashboards.

Mitarbeiter gesamtTotal Employees52
Offene KI-OptimierungenOpen AI Optimizations4 Vorschläge4 Proposals
SaaS Spend (Global)Global SaaS Spend24.800 €

Fachbereiche & AbteilungenDepartments

FachbereichDepartmentLeitungLeadKI-Erkenntnisse & WarnungenAI Insights & AlertsAutomatisierungAutomationZugriffQuick Action
Management & StrategyC-Level • 4 PersonenPeople Sarah M. (CEO)
1 Budget-Überschreitung1 Budget Overage
90% KPI-TrackingKPI Tracking
IT & Information SecurityTech • 6 PersonenPeople David C. (CTO)
Shadow-IT erkannt (2x)Shadow IT found (2x)
75% Ticket-Auto-ReplyTicket Auto-Reply
Compliance & ISO 27001Legal / Data • 2 PersonenPeople Michael R. (DPO)
1 Fehlendes DPA1 Missing DPA
100% Vertrags-CheckContract Check
Finance & AccountingFinance • 4 PersonenPeople Laura S. (CFO)
1 Spesen-Verstoß1 Expense Violation
95% Rechnungs-MatchingInvoice Matching
HR & CulturePeople • 3 PersonenPeople Anna K. (Head of HR)
4 Offene Urlaube4 Open PTOs
98% SLA OnboardingOnboarding SLA
Sales & MarketingGrowth • 15 PersonenPeople Tom B. (VP Sales)
System nicht verknüpftSystem Unlinked
0% AbdeckungCoverage
Management & Strategy

Fachbereichs-DashboardDepartment Dashboard

Ihre Steuerungszentrale. Die KI filtert das Rauschen heraus und zeigt exakt die Entscheidungen, die für diesen Bereich jetzt anstehen.Your command center. The AI filters the noise and shows exactly the decisions that are pending for this department.

Shadow-IT / Nicht genehmigtShadow IT / Unapproved
2
Compliance Risiko!Compliance Risk!
Ausstehende FreigabenPending Approvals
5
Ø Wartezeit: 1.2 TageAvg wait: 1.2 days
Vertragsfristen (30T)Contract Deadlines (30d)
1
Verlängerung drohtAuto-renewal impending
Richtlinien-VerstößePolicy Violations
1
ReisekostenTravel Expenses

Lokale SaaS & Vendor ÜbersichtLocal SaaS & Vendor Overview

Diesen MonatThis Month

Automatisch aus Buchhaltungs-Exporten und Kreditkarten konsolidiert.Automatically consolidated from accounting exports and credit cards.

Laufende Software LizenzenActive Software Licenses12.450,00 €
Externe DienstleisterExternal Vendors14 Verträge
Potenzielle Einsparung (KI-Schätzung)Potential Savings (AI Estimate)850,00 €
Bereits realisierte EinsparungenRealized Savings (YTD)2.400,00 €

Lokale Aktions-WarteschlangeLocal Action Queue

Kostenwarnung: Redundante ToolsCost Alert: Redundant Tools
Miro und Mural werden gleichzeitig lizenziert (-350€/Mo möglich).Miro and Mural are simultaneously licensed (potential -€350/mo).
Vertragsverlängerung: HubSpotContract Renewal: HubSpot
Jahresvertrag verlängert sich in 45 Tagen. Kündigungsfrist in 15 Tagen.Annual contract renews in 45 days. Cancellation deadline in 15 days.

Kosten-Cockpit & KI-PilotCost Cockpit & AI Pilot

Ihre KI durchsucht global und rund um die Uhr alle verknüpften Tools nach Ineffizienzen und Kostentreibern.Your AI globally scans all connected tools 24/7 for inefficiencies and cost drivers.

Überwachte Ausgaben (Monat)Monitored Spend (Month)48.200 €
Gefundenes EinsparpotenzialIdentified Savings Potential1.850 € / MoMo
Umgesetzte OptimierungenExecuted Optimizations12 AktionenActions

KI-Erkenntnisse & HandlungsempfehlungenAI Discoveries & Recommendations

💻
Unbenutzte Google Workspace LizenzenUnused Google Workspace Licenses IT & HR AbgleichIT & HR Cross-check
Die KI hat Personio (Austritte) mit Google Workspace abgeglichen. 4 Konten von ehemaligen Mitarbeitern sind seit >30 Tagen inaktiv, kosten aber weiterhin 23€/Monat (Gesamt: -92€/Monat). The AI cross-checked Personio (offboarding) with Google Workspace. 4 accounts of former employees have been inactive for >30 days but still cost €23/month (Total: -€92/month).
🛡️
Compliance Risiko: Fehlendes DPA (Datenschutz)Compliance Risk: Missing DPA (GDPR) ISO 27001 AuditISO 27001 Audit
Es wurde eine neue wiederkehrende Kreditkartenabrechnung für “Mailchimp” gefunden. Es liegt jedoch kein unterschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) im System vor. Dies ist ein DSGVO-Risiko. A new recurring credit card charge for “Mailchimp” was detected. However, there is no signed Data Processing Agreement (DPA) in the system. This is a GDPR risk.
💶
Richtlinien-Check: Zu teure HotelbuchungPolicy Audit: Overpriced Hotel Booking Finance & ControllingFinance & Controlling
Ein Mitarbeiter hat in Pleo/Spendesk ein Hotel in München für 280€/Nacht eingereicht. Die hinterlegte Reiserichtlinie erlaubt max. 150€/Nacht für innerdeutsche Reisen. Der Beleg wurde von der KI gestoppt. An employee submitted a hotel in Munich for €280/night in Pleo/Spendesk. The uploaded travel policy allows a max of €150/night for domestic travel. The receipt was flagged by AI.

Regeln & VerträgeRules & Contracts

Laden Sie hier abteilungs- oder firmenweite “Spielregeln” und Verträge hoch. Die KI nutzt diese als Wissensbasis.Upload department or company-wide rules and contracts here. The AI uses these as its knowledge base.

📜 LieferantenverträgeVendor Contracts

Dienstleistungsverträge und Software-Lizenzen (PDF/Word).Service agreements and software licenses (PDF/Word).

+ Verträge hinzufügenAdd Contracts
Salesforce_Enterprise_Agreement.pdf
BereitReady

🛡️ UnternehmensrichtlinienCompany Policies

Reisekostenrichtlinien, Compliance-Guides und IT-Sicherheit.Travel expense policies, compliance guides, and IT security.

+ Richtlinien hinzufügenAdd Policies
Reiserichtlinie_Global_2026.pdf
BereitReady
IT_Security_Guidelines.pdf
BereitReady

🧾 Rechnungen & SpesenInvoices & Expenses

SaaS-Rechnungen und eingereichte Mitarbeiter-Belege.SaaS invoices and submitted employee receipts.

+ Belege hinzufügenAdd Receipts
Zoom_Invoice_Marketing.pdf
BereitReady
AWS_Hosting_Feb.pdf
BereitReady

KI-Workflows & AutomatisierungAI Workflows & Automation

Definieren Sie, wie die KI-Agenten eingehende Tickets routen, Verträge analysieren und Kosten senken sollen.Define how the AI agents should route incoming tickets, analyze contracts, and reduce costs.

Intelligentes IT/HR-RoutingIntelligent IT/HR Routing

AktiviertEnabled

Die KI liest eingehende Mitarbeiteranfragen, kategorisiert sie (z.B. Hardware-Defekt, Gehaltsfrage) und weist sie sofort dem richtigen Bearbeiter zu.The AI reads incoming employee requests, categorizes them (e.g., broken hardware, payroll question), and assigns them to the right handler.

HaupteingabenPrimary inputsE-Mails, Slack-NachrichtenEmails, Slack messages
HauptausgabenMain outputsJira-Tickets, Asana-TasksJira tickets, Asana tasks
ZeitgewinnTime saved~4 Std. pro Woche~4 hrs per week
StimmungsanalyseSentiment analysis
Automatische AntwortenAuto-replies

Vertrags- & Fristen-ScannerContract & Deadline Scanner

AktiviertEnabled

Überprüft alle hochgeladenen Dokumente auf rechtliche Verpflichtungen, Kündigungsfristen und Kostenerhöhungen.Checks all uploaded documents for legal obligations, cancellation deadlines, and cost increases.

HaupteingabenPrimary inputsPDF-Verträge, NDA, DPAPDF contracts, NDAs, DPAs
HauptausgabenMain outputsErinnerungen, KostenwarnungenReminders, cost alerts
RisikoprioritätRisk prioritySehr hochVery high
OCRTextextraktionOCR Text Extraction
PreiswarnungenPrice alerts

Spesen- & Compliance-AuditorExpense & Compliance Auditor

AktiviertEnabled

Prüft Belege in Echtzeit gegen die Unternehmensrichtlinien, blockiert Verstöße (z.B. teure Hotels) und extrahiert Buchhaltungsdaten.Audits receipts in real-time against company policies, blocks violations (e.g. expensive hotels) and extracts data.

HaupteingabenPrimary inputsSpendesk, Pleo, Foto-ScansSpendesk, Pleo, Photo scans
HauptausgabenMain outputsManager-Freigaben, AblehnungenManager approvals, Denials
GenauigkeitAccuracy> 99.5%> 99.5%
Spesenlimit-CheckExpense Limit Check
MwSt.-ExtraktionVAT Extraction

SaaS & Shadow-IT WächterSaaS & Shadow IT Guardian

BetaBeta

Gleicht HR-Systeme kontinuierlich mit Software-Logins ab, um ungenutzte Lizenzen von Ex-Mitarbeitern und nicht genehmigte Apps zu finden.Continuously matches HR systems with software logins to find unused licenses from ex-employees and unapproved apps.

HaupteingabenPrimary inputsPersonio, Google WorkspacePersonio, Google WS
HauptausgabenMain outputsKündigungslisten, WarnungenCancellation lists, Alerts
ZielsetzungGoalDirekte KostensenkungDirect Cost Reduction
Lizenz-TrackingLicense Tracking
Offboarding-CheckOffboarding Check

ROI- & Automatisierungs-RechnerROI & Automation Calculator

Sehen Sie live, wie viel Geld und Arbeitszeit BlueOcean Ops AI Ihrem 50-Mann-Team spart.See live how much money and work time BlueOcean Ops AI is saving your 50-person team.

Automatisch gelöste AnfragenAuto-resolved requests84
Eingesparte Admin-ZeitSaved Admin Time45 Std.
Direkte Kosteneinsparung (YTD)Direct Cost Savings (YTD)6.450 €
AutomatisierungsbereichAutomation AreaAktionen (Monat)Actions (Month)Ø Zeitersparnis/AktionAvg Time Saved/ActionWert der EinsparungValue Generated
IT-Ticket Triage & First-LevelIT Ticket Triage & First-Level1155 Min.9.5 Std.
Spesen- & Belegprüfung (Compliance)Expense & Receipt Audit (Compliance)8010 Min.13 Std.
SaaS Lizenz-OptimierungSaaS License Optimization4—Direkt: 950 € / Monat

BenachrichtigungenNotifications

Benachrichtigungen konzentrieren sich auf Handlungsbedarfe: Verträge, Genehmigungen und Richtlinien.Notifications focus on action items: contracts, approvals, and policies.

Kostenwarnung • Doppeltes Abo erkanntCost Alert • Duplicate Sub Detected
Zwei verschiedene Teams zahlen derzeit für Zoom Enterprise. Konsolidierung empfohlen.Two different teams are currently paying for Zoom Enterprise. Consolidation recommended.
ISO 27001 Alarm • DPA fehltISO 27001 Alert • DPA Missing
Neuer US-Service (Mailchimp) im Einsatz, aber kein Datenverarbeitungsvertrag hinterlegt.New US service (Mailchimp) in use, but no Data Processing Agreement uploaded.
Hardware-Antrag • Anna SchmidtHardware Request • Anna Schmidt
Beantragt Monitor (240 €). Richtlinie erlaubt max. 300 €. Wartet auf Manager-Freigabe.Requested Monitor (€240). Policy allows max €300. Waiting for manager approval.

System-Konnektoren (Fachbereiche)System Connectors (Departments)

Verbinden Sie die Tools, die Ihr 50-Mann Unternehmen bereits nutzt, um Datensilos aufzubrechen.Connect the tools your 50-person company already uses to break down data silos.

Personio / HR
Mitarbeiterdaten, Urlaub & Austritte synchronisieren.Sync employee data, PTO & offboarding.
Spendesk / Pleo
Kreditkarten und Spesen automatisiert auf Richtlinien prüfen.Auto-audit credit cards and expenses against policies.
Vanta / Drata
ISO 27001 & Compliance-Sicherung im Hintergrund.ISO 27001 & continuous compliance checks.
Jira / IT Helpdesk
KI-Routing für Hardware- und Support-Tickets.AI routing for hardware and support tickets.
Slack / MS Teams
KI beantwortet Fragen direkt im Team-Chat.AI answers questions directly in team chat.
Google Workspace
Lizenzen abgleichen & Mail-Anhänge (Rechnungen) lesen.Match licenses & read mail attachments (invoices).
HubSpot / CRM
Sales-Verträge & Kundendaten synchronisieren.Sync sales contracts & customer data.
DATEV / Xero
Buchhaltungsexport für geprüfte Spesen.Accounting export for audited expenses.

EinstellungenSettings

Unternehmensweite Vorgaben für Berechtigungen, Eskalationen und Automatisierung.Company-wide defaults for permissions, escalations, and automation.

Genehmigungs-RichtlinienApproval Policies

Spesen Auto-Freigabe LimitExpense Auto-Approve LimitBis 50 €Up to €50
Eskalation bei ignorierten TicketsIgnored Ticket EscalationNach 48 Std.After 48 hrs
Hardware-Anfragen RoutingHardware Request RoutingDirekt zu IT (David C.)Direct to IT (David C.)
Ops-Copilot KIOps Copilot AI SchließenClose ✕
Hallo! Ich bin Ihr Backoffice-Copilot. Ich habe Kontext zu allen Verträgen, Spesen und internen Richtlinien. Fragen Sie mich etwas.Hi! I’m your Backoffice Copilot. I have context on all contracts, expenses, and internal policies. Ask me anything.
Versuchen Sie: “Was sagt die Reiserichtlinie zu Flügen?” oder “Haben wir ein DPA für Mailchimp?”Try: “What does the travel policy say about flights?” or “Do we have a DPA for Mailchimp?”

Mitarbeiter Self-Service AppEmployee Self-Service App

Während die Web-Plattform für Operations-Manager gedacht ist, wurde die Mobile App für die Mitarbeiter entwickelt. Sie reduziert Support-Anfragen extrem, da Mitarbeiter Urlaub, Spesen und IT-Probleme mit einem Klick einreichen können.While the web platform is for operations managers, the mobile app is designed for employees. It drastically reduces support tickets because staff can submit PTO, expenses, and IT issues with a single tap.

👤
Hallo, ThomasHello, Thomas
💬
Anfrage stellenSubmit Request
IT Problem, Urlaub oder SpesenIT Issue, PTO, or Expenses
Ihre offenen AnfragenYour Open Requests 1 in Bearbeitung1 Processing
Neue Maus (Hardware-Defekt). Warten auf IT-Freigabe.New mouse (Hardware broken). Waiting for IT approval.
SchnellzugriffQuick Links
🏖️ ResturlaubRemaining PTO12 Tage12 Days
📄 MitarbeiterhandbuchEmployee HandbookÖffnenOpen
StartHome
KameraScan
TicketsTickets 1
HR-Bot
Team-FreigabenTeam Approvals

Diese Anfragen Ihres Teams warten auf Ihre Entscheidung.These requests from your team are waiting for your decision.

Thomas Müller HardwareHardware
Benötigt eine neue Tastatur (Defekt). Kosten: 89 €.Needs a new Keyboard (Broken). Cost: €89.
Anna Schmidt UrlaubPTO
Beantragt 3 Tage Urlaub. Keine Überschneidungen im Personio-Kalender laut KI.Requests 3 days off. No overlaps in Personio calendar per AI.
TeamTeam
FreigabenApprovals 2
BudgetsBudgets
Chat